Quando uma encomenda é enviada do exterior ao Brasil, ela passa por conferência documental e física nas unidades aduaneiras. A retenção pode ocorrer por diversos motivos: divergência nos documentos, ausência de fatura comercial, indícios de subfaturamento, itens proibidos ou restringidos, ou simplesmente por exigência de tributos e taxas. Entender a lógica desse processo é essencial para agilizar a liberação e minimizar custos. A seguir detalhamos cada etapa, o que você pode pedir e quais ações são gratuitas.
1. Principais motivos de retenção
Documentação incompleta: fatura comercial, comprovante de pagamento, descrições vagas e ausência de códigos HS (NCM) podem levar à exigência documental.
Exigência tributária: a Receita Federal calcula tributos (Imposto de Importação, ICMS quando aplicável, PIS/COFINS, AFRMM em alguns casos) com base na mercadoria. Em envios de pessoa física para pessoa física, existe isenção parcial para remessas até certo valor (ver legislação atual). Quando o valor declarado é inconsistente, a autoridade pode reavaliar a base de cálculo.
Indícios de irregularidade: mercadorias não permitidas, remessas com finalidade comercial sem regularização fiscal ou indícios de falsificação podem originar apreensão ou exigência de laudo técnico.
2. Direitos do destinatário e prazos
O destinatário tem direito à informação clara sobre o motivo da retenção e à definição de prazos para apresentação de documentos. Geralmente, a Receita abre um prazo para manifestação (conforme o processo administrativo aduaneiro). Se houver exigência de pagamento de tributos, o órgão responsável deve emitir o documento de arrecadação com instruções claras. Fique atento aos prazos para evitar devolução da mercadoria ou imposição de multas.
3. Documentos mais requisitados
Fatura comercial (invoice) ou nota fiscal do remetente; comprovante de pagamento (se aplicável); descrição detalhada da mercadoria (com NCM/HS quando possível); procuração quando um despachante for representar o destinatário; comprovante de residência e documento de identificação do destinatário. Em casos de presente, declarar corretamente a natureza pode reduzir riscos, mas a avaliação aduaneira ainda poderá exigir comprovação.
4. Passo a passo prático para liberar sua encomenda (gratuito)
- Confirme o status: obtenha o código do despacho (AWB, tracking) com transportadora e a descrição do motivo na plataforma de rastreio ou comunicado que recebeu.
- Reúna documentos: junte invoice, comprovantes, descrições e fotos da mercadoria. Organize tudo em um único PDF para envio.
- Solicite esclarecimento formal: na maioria dos casos a transportadora ou o centro de distribuição aduaneiro oferece um canal para enviar documentos eletronicamente. Use esse canal — guarde protocolos e números de atendimento.
- Considere despachante: despachantes aduaneiros podem facilitar o processo, mas cobram pelos serviços. Nosso serviço de orientação inicial é gratuito: auxiliamos você a entender exatamente quais documentos enviar antes de contratar terceiros.
- Verifique cobranças: sempre peça detalhamento dos tributos e taxas. Exija documento fiscal (DARF, GRU) com base legal. Cobranças indevidas devem ser questionadas por escrito.
- Documente tudo: guarde e-mails, comprovantes, protocolos e notas. Em caso de conflito, registro claro de comunicações fortalece a defesa do destinatário.
5. Como evitar problemas futuros
Peça ao remetente que inclua fatura clara com descrição técnica, NCM se souber, e valor real. Declare corretamente a natureza ("amostra", "presente", "produto vendido") conforme a operação.
6. Situações específicas e soluções gratuitas
Se a retenção envolver recusa de liberação por suspeita de falsificação ou mercadoria proibida, o processo pode exigir laudos ou contraprovas. Nessas hipóteses nossa equipe fornece orientação inicial gratuita sobre como solicitar perícia, contatos de órgãos competentes e como formular recursos administrativos. Quando for necessário contratar serviços pagos (perícias, despachantes), explicamos quais itens são realmente essenciais para evitar custos desnecessários.
7. Reclamação e ações administrativas
Quando existirem cobranças indevidas ou falha na prestação de informações pela transportadora, é possível registrar reclamação em órgãos de defesa do consumidor e, se necessário, ingressar com recurso administrativo junto à autoridade aduaneira. Fornecemos um modelo gratuito de recurso administrativo e checklist para juntada de documentos.
8. Perguntas frequentes técnicas
- Minha encomenda está “em processo de conferência” — quanto tempo leva?
- O tempo varia conforme a complexidade do caso e a necessidade de perícias. A conferência simples pode durar dias; exigências documentais podem estender para semanas. Nossa orientação gratuita ajuda a reduzir prazos ao evitar reenvios de documentos incompletos.
- Posso contestar o valor declarado pelo remetente?
- Sim. É possível requerer reavaliação apresentando provas do real valor-transação (comprovantes de pagamento, captura de tela de venda). A administração aduaneira analisará as evidências conforme a legislação vigente.
- O que acontece se eu não pagar a taxa exigida?
- Sem o pagamento, a mercadoria pode ser devolvida ao remetente ou até apreendida, dependendo do motivo. Antes de pagar, sempre solicite detalhamento e, se houver dúvida, peça a orientação gratuita para evitar pagamentos indevidos.
9. Quando procurar assistência jurídica
Se houver indícios de violação de direitos do consumidor, cobrança excessiva, ou se a mercadoria for retida indevidamente para fins de fiscalização sem justificativa razoável, consultar um advogado especializado pode ser necessário. Fornecemos, gratuitamente, um primeiro diagnóstico para orientar se a situação exige ação judicial ou se é possível solucionar administrativamente.
Nosso compromisso é orientar de forma objetiva e gratuita: explicamos passos concretos, templates de documentos e como reduzir taxas e riscos. Se desejar, solicite nossa análise gratuita (veja o formulário à direita) onde lhe diremos exatamente quais documentos enviar e os argumentos que aumentam a chance de liberação rápida.